Ab wie vielen Personen liefern Sie Messe-Catering?
Die Mindestbestellmenge liegt bei 10 Personen, ab 50 Personen gilt automatisch ein Mengenrabatt.
Messe-Catering
Messetage sind lang – von der Standöffnung bis zum letzten Besucher, oft über mehrere Tage hintereinander. Wer den ganzen Tag auf den Beinen steht und Kunden berät, kann sich kein Fast-Food-Mittagstief leisten. GYM COOK beliefert Aussteller und Messeveranstalter in München mit proteinreichen Bowls, Buffets und Fingerfood, die satt machen, ohne träge zu machen – pünktlich zur Standöffnung geliefert, damit Ihr Team konzentriert bleibt, statt in der Mittagspause Schlange zu stehen.
Vom Einzel-Lunch für kleine Standteams bis zum Flying-Buffet-Empfang für Kunden – unsere Formate lassen sich an jede Standgröße anpassen.
Meeting-Box (Einzelportionen, ideal für kleine Standteams): ab 18 €/Person.
Mini-Buffet (10–25 Personen): ab 22 €/Person.
Klassik-Buffet (25–80 Personen): ab 32 €/Person.
Premium-Buffet (80+ Personen): ab 48 €/Person.
Flying Buffet mit Service (Standempfang/Networking): ab 55 €/Person.
Alle Preise netto zzgl. 7 % MwSt. für Geschäftskunden. Mindestbestellmenge 10 Personen, automatischer Mengenrabatt ab 50 Personen.
Viele Messen in München laufen über mehrere Tage. Statt für jeden Tag neu zu bestellen, planen wir die Verpflegung für die gesamte Standlaufzeit im Voraus – mit festen Lieferfenstern jeden Morgen vor Öffnung. Ein Frühstück zur Standöffnung lässt sich mit unserem Business-Frühstück kombinieren, ein umfangreiches Tagesprogramm mit Frühstück, Mittag und Kaffeepausen mit unserem Tagungs-Catering.
Innerhalb der Münchner Innenstadt liefern wir ohne Liefergebühr. Für das Messegelände München-Riem sowie Umlandgemeinden wie Garching, Unterschleißheim, Ottobrunn, Planegg, Gräfelfing, Unterhaching und Aschheim berechnen wir einen transparenten, entfernungsabhängigen Aufpreis. Für Messen mit Ausstellern aus dem weiteren Umland (Landkreis Dachau, Fürstenfeldbruck, Erding, Freising, Ebersberg, Starnberg) siehe unsere Umland-Übersicht weiter unten.
1. Anfrage mit Messename, Standnummer, Zeitraum und Personenzahl.
2. Angebot in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
3. Lieferung direkt zum Stand vor Standöffnung.
4. Bei mehrtägigen Messen: wiederkehrende Lieferungen nach Absprache, ohne Mehraufwand für Sie.
Lieferung zum Stand.
Einweggeschirr (Mehrweggeschirr optional gegen Aufpreis).
Klare Kennzeichnung bei Allergenen, vegan und vegetarisch.
Auf Wunsch Servicepersonal für die Standbewirtung (optional gegen Aufpreis).
Ein Messeauftritt besteht nicht nur aus den Messetagen. Wer die Verpflegung erst ab Tag 1 der Messe plant, versorgt sein Team ausgerechnet an den Tagen nicht, an denen es körperlich am meisten leistet: beim Auf- und Abbau.
Aufbautag. Der Stand wird aufgebaut, Technik eingerichtet, Ware eingeräumt. Gearbeitet wird meist von früh bis spät, die Gastronomie auf dem Gelände hat noch eingeschränkt geöffnet, und niemand möchte den Stand für eine halbe Stunde verlassen. Gefragt ist sättigende Verpflegung, die ohne Tisch und ohne großes Besteck funktioniert – Wraps, Bowls zum Löffeln, Meeting-Boxen.
Messetag. Jetzt zählt zusätzlich, wie das Catering wirkt. Das Standteam braucht eine Mahlzeit, die nicht müde macht und keine intensiven Gerüche im Stand hinterlässt. Standbesucher bekommen Fingerfood, das sich im Stehen mit einer Hand essen lässt, während die andere Hand die Messeunterlagen hält. Beides sollte gestaffelt geliefert werden, damit der Stand durchgehend besetzt bleibt.
Abbautag. Kurz, körperlich, oft unter Zeitdruck. Hier genügt in der Regel eine einzige Lieferung am Mittag – ohne Aufbau und ohne Geschirr, das anschließend noch jemand einsammeln muss.
Wie viel Sie pro Person und Format tatsächlich brauchen, rechnen Sie mit dem Catering-Mengen-Rechner durch. Geht es nicht um den Standbetrieb, sondern um Verpflegung in Tagungs- und Konferenzräumen, ist das Tagungs-Catering der passendere Einstieg.
| Phase | Wer wird versorgt | Passendes Format | Zeitliche Einordnung |
|---|---|---|---|
| Aufbautag | Standbau- und Aufbauteam | Meeting-Box, Mini-Buffet, Wraps | mittags, flexibel – der Aufbau folgt keinem Publikumstakt |
| Messetag, früh | Standteam vor Standöffnung | Frühstücks-Catering, Bircher, Skyr-Bowls | vor Hallenöffnung geliefert |
| Messetag, mittags | Standteam im Schichtwechsel | Bowls, Meeting-Box, Mini-Buffet | gestaffelt, damit der Stand besetzt bleibt |
| Messetag, laufend | Standbesucher | Fingerfood, Häppchen, Dessert-Bites | über den Tag nachgelegt |
| Standempfang / Standparty | Kunden und Partner am Stand | Flying Buffet mit Service, Fingerfood | ab Nachmittag bis Hallenschluss |
| Abbautag | Abbauteam | Wraps, Bowls, Meeting-Box | mittags, eine Lieferung |
Das ist die Frage, an der die meisten Messe-Bestellungen hängen – und sie ist schwerer zu beantworten als im Büro, weil am Stand zwei völlig verschiedene Gruppen versorgt werden.
Das Standteam ist gut kalkulierbar: eine vollwertige Mahlzeit pro Person und Messetag, dazu ein Frühstück, wenn der Tag vor Hallenöffnung beginnt. Anders als im Büro fällt das Snacken zwischendurch weitgehend weg, dafür ist der Arbeitstag länger und wird im Stehen verbracht. Planen Sie die Ausgabe in zwei Wellen, damit der Stand nie unbesetzt ist.
Die Standbesucher sind der unsichere Teil. Der übliche Fehler ist, mit der Besucherzahl der Messe zu rechnen. Die brauchbare Bezugsgröße ist eine andere: die Zahl der Standgespräche, die Sie pro Tag erwarten. Nur wer stehen bleibt oder sich setzt, greift zu – Laufkundschaft im Vorbeigehen tut das kaum.
Bei Getränken gilt für einen ganzen Messetag derselbe Richtwert wie für ein ganztägiges Seminar: rund 1,5 bis 2,0 Liter alkoholfreie Getränke pro Person, dazu etwa 1 bis 1,5 Tassen Kaffee. Am Messestand liegen Sie eher am oberen Rand, weil im Stehen und im Gespräch deutlich mehr getrunken wird.
| Zielgruppe | Bezugsgröße | Richtwert | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Standteam, Mittagsverpflegung | pro Person und Messetag | 1 vollwertige Portion | Bowl oder Meeting-Box; Schichtbetrieb einplanen |
| Standteam, Frühstück | pro Person und Messetag | 1 Portion | nur wenn der Tag vor Hallenöffnung beginnt |
| Standteam, Getränke | pro Person und Messetag | 1,5–2,0 Liter alkoholfrei | plus 1–1,5 Tassen Kaffee |
| Standbesucher, Fingerfood | pro erwartetem Standgespräch | 2–3 Stück | nicht mit der Hallenbesucherzahl rechnen |
| Standempfang, 1,5–2 Stunden | pro Gast | 8–10 Stück | entspricht dem Richtwert für Stehempfänge |
| Standparty als Hauptverpflegung | pro Gast | 12–15 Stück | ersetzt ein Abendessen |
| Reserve | auf die Tagesmenge | +10 % | Messetage enden selten pünktlich |
Auf großen Messegeländen ist Catering kein freier Markt. Die Messe München führt auf ihrer eigenen Website eine Liste offizieller Catering-Servicepartner. Ob, in welchem Umfang und unter welchen Auflagen Sie darüber hinaus einen externen Caterer auf Ihren Stand liefern lassen dürfen, regeln der Veranstalter und die Technischen Richtlinien der jeweiligen Messe – und das unterscheidet sich von Messe zu Messe.
Das ist die eine Frage, die Sie klären sollten, bevor Sie überhaupt Angebote einholen. Fünf Punkte entscheiden in der Praxis über die Machbarkeit:
1. Zulassung. Ist externe Anlieferung erlaubt, genehmigungspflichtig oder ausgeschlossen? Diese Auskunft gibt Ihnen der Veranstalter, nicht der Caterer.
2. Anlieferzeitfenster. Auf vielen Geländen dürfen Fahrzeuge nur vor Hallenöffnung auf das Areal. Dieses Fenster bestimmt, wann das Catering am Stand steht – nicht Ihr Terminkalender.
3. Zufahrt und Ausweise. Lieferfahrzeuge brauchen häufig eine Zufahrtsberechtigung, die der Aussteller beantragt.
4. Kühlung und Strom am Stand. Ob eine Kühlmöglichkeit vorhanden ist, entscheidet darüber, wie lange Sie ausgeben können und welche Formate sinnvoll sind.
5. Entsorgung. Wer nimmt Verpackung und Geschirr mit? Auf manchen Ständen ist Einweg praktischer, auf anderen ist Mehrweg ausdrücklich gewünscht.
Nicht jeder Programmpunkt rund um eine Messe findet in den Messehallen statt. Für das Kundenfrühstück im Hotel, die Partnerveranstaltung im Showroom oder das Team-Briefing im eigenen Büro am Vorabend gelten die Geländevorgaben nicht – dort liefern wir wie bei jedem anderen Business-Catering in München.
Alle Beträge sind Ab-Preise aus unserer Catering-Preisübersicht und verstehen sich als Untergrenze – die tatsächliche Summe hängt von Zusammenstellung, Lieferaufwand und Servicebedarf ab.
Standteam über drei Messetage, Mittagsverpflegung. 10 Personen mit Meeting-Box ab 18 € pro Person: ab 180 € pro Messetag, ab 540 € für drei Tage. Die Mindestbestellmenge von 10 Personen gilt dabei je Lieferung, nicht für den Gesamtauftrag.
Standempfang am Nachmittag, 40 Gäste. Klassik-Buffet ab 32 € pro Person: ab 1.280 €. Servicepersonal kostet zusätzlich ca. 35–40 € pro Stunde – für vier Stunden also rund 140–160 € je Servicekraft.
Standparty mit Service, 60 Gäste. Flying Buffet mit Service ab 55 € pro Person: ab 3.300 €. Ab 50 Personen greift automatisch ein Mengenrabatt. Mehrweggeschirr statt Einweg schlägt mit 4–7 € pro Gast zu Buche, bei 60 Gästen also mit 240–420 €.
Zwei Punkte, die auf Messen regelmäßig relevant werden: Nachbestellungen mit weniger als 48 Stunden Vorlauf kosten 10–15 % Aufpreis, und für die Anfahrt außerhalb des Stadtgebiets kommt eine transparente Pauschale hinzu. Wer beides vermeiden will, plant die Mengen für alle Messetage in einem Zug.
Je vollständiger die Anfrage, desto belastbarer das Angebot. Diese neun Angaben genügen für ein verbindliches Angebot – in der Regel innerhalb von 24 Stunden:
1. Messe, Halle und Standnummer. Daraus ergeben sich Anfahrt, Zufahrt und Zeitfenster.
2. Ob externe Anlieferung genehmigt ist. Der wichtigste Punkt, siehe oben.
3. Aufbautage und Messetage getrennt. Der Bedarf ist an beiden völlig unterschiedlich.
4. Personenzahl je Lieferung, nicht in Summe. Die Mindestbestellmenge von 10 Personen bezieht sich auf die einzelne Lieferung.
5. Uhrzeit, zu der das Catering am Stand stehen soll. Nicht die Uhrzeit, zu der es losfahren soll.
6. Ob Standbesucher mitversorgt werden. Das verändert die Menge meist erheblich.
7. Unverträglichkeiten und Ernährungsformen im Team, mit Anzahl. Alle Speisen sind allergengekennzeichnet; vegetarische und vegane Formate planen wir auf Wunsch fest ein.
8. Ob Kühlung und Strom am Stand verfügbar sind.
9. Einweg oder Mehrweg – und wer die Entsorgung übernimmt.
Nutzen Sie das Anfrageformular unten und geben Sie – wenn möglich – Messename, Standnummer, Zeitraum und Personenzahl an. Wir melden uns in der Regel innerhalb von 24 Stunden mit einem Festpreis-Angebot für Ihren Messestand zurück.
Die Mindestbestellmenge liegt bei 10 Personen, ab 50 Personen gilt automatisch ein Mengenrabatt.
Ja. Innerhalb der Münchner Innenstadt liefern wir gebührenfrei, für das Messegelände Riem und die Umlandgemeinden berechnen wir einen transparenten, entfernungsabhängigen Aufpreis.
Ja, bei mehrtägigen Messen übernehmen wir wiederkehrende Lieferungen für die gesamte Standzeit – ein Ansprechpartner, eine Bestellung.
In der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Ja, Formate lassen sich flexibel kombinieren, etwa unser Business-Frühstück zur Standöffnung und ein Klassik-Buffet zur Mittagszeit.
Servicepersonal ist optional gegen Aufpreis buchbar, ebenso Mehrweggeschirr.
Das entscheidet der Veranstalter, nicht der Caterer. Auf großen Messegeländen gibt es offizielle Catering-Servicepartner, und die Technischen Richtlinien der jeweiligen Messe regeln, ob und unter welchen Auflagen externe Anlieferung möglich ist. Klären Sie diesen Punkt vor der Angebotsanfrage – er entscheidet über alles Weitere. Für Veranstaltungen außerhalb der Messehallen, etwa im Hotel, Showroom oder im eigenen Büro, gelten diese Vorgaben nicht.
Am besten, sobald der Standplatz feststeht. Für die Angebotserstellung genügen in der Regel 24 Stunden, aber Messetermine ballen sich: Wer zwei bis drei Wochen vorher anfragt, hat die freie Auswahl bei Formaten und Lieferzeiten. Kurzfristige Bestellungen mit weniger als 48 Stunden Vorlauf sind möglich, kosten aber 10 bis 15 Prozent Aufpreis.
Zwingend nicht. Bowls, Salate, Wraps und Fingerfood sind kalte Speisen und brauchen am Stand keine Wärmehaltung. Eine Kühlmöglichkeit am Stand verlängert allerdings den Zeitraum, in dem Sie ausgeben können – das ist vor allem dann hilfreich, wenn über den Tag mehrfach nachgelegt wird statt einmal mittags auszugeben.
Die Mindestbestellmenge liegt bei 10 Personen pro Lieferung. Ein Standteam von vier Personen erreicht diese Menge allein nicht. Zwei Wege funktionieren trotzdem: Sie planen Team und Standbesucher gemeinsam, dann ist die Menge schnell erreicht – oder Sie bestellen zusammen mit einem Standnachbarn oder Standpartner in einer Lieferung.