Catering München
Als Faustregel gilt: Bei einem Business-Lunch reicht 1 Bowl pro Person, bei einem Stehempfang mit Fingerfood rechnen Sie mit 8–10 Stück pro Person, bei einem Flying Buffet mit 8–12 Häppchen pro Person, und bei einer mehrstündigen Veranstaltung ohne Sitzessen mit 12–15 Stück pro Person. Dieser Catering Kosten Rechner führt Sie in vier Schritten von der Gästezahl über die Menge zur Kalkulationsbasis in Euro.
Zu wenig Catering bestellt, und die Gäste gehen hungrig aus dem Meeting. Zu viel bestellt, und ein Teil landet im Müll – teuer und unnötig. Eine belastbare Catering Kalkulation beginnt deshalb nicht beim Preis, sondern bei der Menge: Erst wenn feststeht, wie viel pro Person tatsächlich gebraucht wird, ergibt die Zahl darunter einen Sinn. Die folgenden Werte basieren auf den Standardformaten, die GYM COOK für Business-Catering in München anbietet.
| Format | Menge pro Person | Typischer Anlass |
|---|---|---|
| Office-Lunch (1 Bowl) | 1 Bowl pro Person | Mittagessen im Büro, Team-Meeting |
| Fingerfood vor dem Essen | 3–5 Stück pro Person | Empfangsphase vor dem Hauptprogramm |
| Fingerfood-Stehempfang (1,5–2 Std.) | 8–10 Stück pro Person | Netzwerk-Event, Vernissage, Empfang |
| Fingerfood als Hauptverpflegung (mehrstündig) | 12–15 Stück pro Person | Ganzer Abend ohne Sitzessen |
| Flying Buffet | 8–12 Häppchen pro Person | Beliebtestes Format für Firmenevents |
| Mini-Buffet (10–25 Gäste) | Buffet-Auswahl ab 22 € p.P. | Kleine Meetings, Teamrunden |
| Klassik-Buffet (25–80 Gäste) | Buffet-Auswahl ab 32 € p.P. | Mittlere Firmenfeiern |
| Premium-Buffet (80+ Gäste) | Buffet-Auswahl ab 48 € p.P. | Große Firmenevents |
(Quelle: GYM COOK Preisübersicht, siehe Catering Kosten München)
Ein Catering Rechner kann kein Angebot ersetzen, aber er kann die Spanne so weit einengen, dass eine Budgetentscheidung möglich wird. Dafür braucht es genau vier Angaben – und die dritte wird am häufigsten vergessen, obwohl sie den größten Hebel hat. Wer alle vier kennt, kommt bei einer Buffet Kalkulation pro Person auf einen Korridor von wenigen Euro Breite statt auf eine Hausnummer.
| Angabe | Warum sie zählt | Wirkung auf die Kalkulation |
|---|---|---|
| Gästezahl | bestimmt Mindestmenge und Formatwahl | entscheidet, ob Mini-, Klassik- oder Premium-Buffet greift |
| Format | Bowl, Fingerfood, Buffet oder Flying Buffet | legt den Ab-Preis pro Person fest (ab 14,90 € bis ab 48 €) |
| Dauer | je länger, desto mehr Verpflegungsrunden | größter Einzelhebel: Faktor 3 zwischen Sektempfang und ganzem Abend |
| Lieferadresse und Zugang | Anfahrt, Aufzug, Aufbauzeit vor Ort | beeinflusst Logistik und Anlieferfenster, nicht den Speisenpreis |
Aus diesen vier Angaben ergibt sich die Kalkulationsbasis. Verbindlich ist immer das Festpreis-Angebot, das Sie innerhalb eines Werktags erhalten.
Drei typische Anlässe, jeweils von der Gästezahl über die Menge zur Kalkulationsbasis gerechnet. Alle Werte sind Nettobeträge und leiten sich aus den oben genannten Ab-Preisen ab.
| Szenario | Gäste | Format | Benötigte Menge | Kalkulationsbasis netto |
|---|---|---|---|---|
| Team-Meeting im Büro | 15 | Office-Lunch, 1 Bowl pro Person | 15 Bowls | rund 224 € (ab 14,90 € p. P.) |
| Stehempfang, 2 Stunden | 50 | Fingerfood, 8–10 Stück pro Person | 400–500 Stück | rund 1.400–1.900 € (28–38 € p. P.) |
| Weihnachtsfeier ohne Sitzessen | 80 | Premium-Buffet oder Fingerfood | 960–1.200 Stück bzw. Buffet | ab rund 3.840 € (ab 48 € p. P.) |
Die Mindestbestellmenge von 10 Personen ist in allen drei Fällen überschritten. Beim Stehempfang deckt alternativ ein Flying Buffet mit 8–12 Häppchen pro Person denselben Bedarf.
Fünf Faktoren verschieben den Bedarf spürbar gegenüber der Faustregel:
Business- und Office-Catering starten bei GYM COOK ab 10 Personen, Event-Catering und Flying Buffet ab 20 Gästen.
Bei der Mengenplanung stehen fast immer die Speisen im Vordergrund – die Getränke werden dagegen regelmäßig unterschätzt. Gerade bei Ganztagesveranstaltungen wie Seminaren, Workshops oder Schulungstagen macht der Getränkebedarf einen erheblichen Teil der Logistik aus: Wasser läuft kontinuierlich mit, Kaffee wird in Pausenblöcken abgerufen, und am Abend kommen häufig noch alkoholische Getränke dazu.
| Veranstaltungstyp | Getränke pro Person | Hinweis |
|---|---|---|
| Kurzes Meeting (bis 2 Std., alkoholfrei) | ca. 0,5–1,0 Liter | vor allem Wasser und Kaffee |
| Ganztägiges Seminar / Workshop (alkoholfrei) | ca. 1,5–2,0 Liter | inkl. ca. 1–1,5 Tassen Kaffee pro Person |
| Abendveranstaltung mit Alkoholausschank (ca. 5 Std.) | ca. 2,5 Liter gesamt | davon ca. 1 Liter Wasser/Softdrinks, 0,5–1 Liter alkoholische Getränke |
Zur Einordnung: Die Deutsche Gesellschaft für Ernährung nennt für Erwachsene eine Gesamtwasserzufuhr von rund 2.650 ml pro Tag, davon etwa 1.440 ml über Getränke. Ein Ganztagesformat deckt also den überwiegenden Teil des Tagesbedarfs mit ab.
Wie stark der tatsächliche Bedarf abweicht, hängt vor allem von Dauer, Jahreszeit und Raumklima ab. Planen Sie wie beim Essen eine Reserve von 10–15 % über den Richtwert hinaus ein. Formate für einen kompletten Bürotag finden Sie unter Business Catering München.
Canapé, Häppchen, Fingerfood, Flying Buffet – im Gespräch mit Caterern werden diese vier Begriffe oft synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Dinge meinen. Für die Mengenplanung lohnt sich die Unterscheidung, weil sie darüber entscheidet, mit welcher Stückzahl Sie rechnen.
Ein Canapé ist im engeren Sinn ein kaltes, belegtes Häppchen auf einer festen Basis – klassisch ein Brot-, Blini- oder Cracker-Boden mit Belag und Garnitur, essbar in ein bis zwei Bissen. Häppchen ist der weitere deutsche Sammelbegriff für alles, was ohne Besteck in ein bis zwei Bissen gegessen wird, kalt wie warm. Fingerfood umfasst zusätzlich Formate, die über die klassische Canapé-Form hinausgehen: Mini-Bowls im Glas, Bao-Buns, Spieße, Mini-Burger. Flying Buffet schließlich beschreibt keine Speise, sondern die Serviceform – die Häppchen werden von Servicekräften durchgereicht, statt auf Platten auszustehen.
Für die Kalkulation heißt das: Die Mengenrichtwerte pro Person sind für Canapés und Häppchen identisch, weil beide in ein bis zwei Bissen gegessen werden. Bei sättigenderem Fingerfood wie Bao-Buns oder Mini-Burgern liegen Sie mit dem unteren Ende der jeweiligen Spanne richtig.
Was klassisch als Canapé bezeichnet wird, finden Sie bei GYM COOK in der kalten Auswahl unseres Fingerfood-Caterings: Vitello-Tonnato-Cracker, Lachs-Tartar-Tartelettes, Avocado-Toast-Bites, Bruschetta-Variationen und Caprese-Spieße mit Burrata.
| Anlass | Dauer | Canapés bzw. Häppchen pro Person | Beispiel: 30 Gäste | Beispiel: 50 Gäste |
|---|---|---|---|---|
| Sektempfang vor dem Menü oder Buffet | 45–60 Minuten | 3–5 Stück | 90–150 Stück | 150–250 Stück |
| Stehempfang als alleinige Verpflegung | 1,5–2 Stunden | 8–10 Stück | 240–300 Stück | 400–500 Stück |
| Flying Buffet, Service reicht durch | ganzer Abend | 8–12 Häppchen | 240–360 Stück | 400–600 Stück |
| Abendveranstaltung ohne Sitzessen | ab 3 Stunden | 12–15 Stück | 360–450 Stück | 600–750 Stück |
Mengenrichtwerte für Canapés und Häppchen pro Person – dieselben Werte, die GYM COOK jeder Kalkulation zugrunde legt.
Auf die Frage nach dem Stückpreis nennen die wenigsten Caterer eine Zahl – kalkuliert wird in aller Regel pro Person, nicht pro Stück. Aus den Paketpreisen lässt er sich aber ausrechnen, und für die Budgetplanung ist dieser Wert oft aufschlussreicher als eine reine Personenpauschale.
GYM COOK kalkuliert Fingerfood in zwei Standardstufen: 18–24 € netto pro Person für 5–6 Stück und 28–38 € netto pro Person für 8–10 Stück. Teilt man den Preis durch die Stückzahl, ergibt sich daraus:
| Paketstufe | Preis pro Person | Stück pro Person | rechnerischer Stückpreis |
|---|---|---|---|
| Kleiner Empfang | 18–24 € netto | 5–6 Stück | ca. 3,00–4,80 € |
| Fingerfood-Empfang | 28–38 € netto | 8–10 Stück | ca. 2,80–4,75 € |
Rechnerisch aus den Paketpreisen pro Person abgeleiteter Stückpreis. Verbindlich ist der Paketpreis im Angebot.
Zwei Dinge sind an dieser Rechnung bemerkenswert. Erstens liegt der Stückpreis in beiden Stufen im selben Korridor von rund 3 bis 5 € netto – wer mehr Stücke bestellt, zahlt pro Stück tendenziell etwas weniger, der Effekt ist aber klein. Zweitens ist der Stückpreis nicht die Größe, über die sich ein Catering-Budget wirksam steuern lässt. Den weit größeren Hebel hat die Dauer der Veranstaltung: Zwischen einem einstündigen Sektempfang mit 3–5 Stück und einem durchgehenden Abend mit 12–15 Stück liegt beim selben Gästekreis der Faktor drei.
Ein Hinweis zur Einordnung: Der Stückpreis ist eine Rechengröße, kein separat buchbarer Preis. Bestellt wird pro Person. Die Mindestbestellmenge liegt beim Fingerfood bei 20 Personen; für kleinere Runden ab 10 Personen ist das Mini-Buffet ab 22 € netto pro Person das passende Format. Die vollständige Formatübersicht steht auf unserer Seite zu den Catering-Kosten in München.
Alle genannten Beträge sind Nettopreise. Für Speisenlieferungen sieht § 12 UStG den ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent vor, der Regelsatz beträgt 19 Prozent; welcher Satz auf Ihr Angebot anzuwenden ist, hängt vom konkreten Leistungsumfang ab und wird im Angebot ausgewiesen.
Für ein belastbares Angebot brauchen wir vier Angaben: Gästezahl, Datum und Uhrzeit der Anlieferung, geplante Dauer der Veranstaltung und die Lieferadresse samt Zugang. Die Dauer ist dabei die Angabe, die über die Stückzahl und damit über den größten Teil des Preises entscheidet – wer sie gleich mitschickt, bekommt ein Festpreis-Angebot statt einer Spanne.
Der Standard-Vorlauf beträgt 24 Stunden, kurzfristigere Termine sind nach Verfügbarkeit möglich. Das Festpreis-Angebot erhalten Sie innerhalb eines Werktags nach Ihrer Anfrage.
Angeliefert wird fertig angerichtet auf Schiefer-, Holz- oder Porzellanplatten, mit Allergen-Kärtchen pro Stück (Gluten, Laktose, Nüsse, Soja, Sesam, Ei). Mehrweggeschirr ist enthalten, die Abholung erfolgt am nächsten Werktag. Wir liefern in ganz München und ins Umland – auch vegetarisch und vegan.
Beim Equipment ist die häufigste Lücke das Geschirr über den Teller hinaus: Mehrweggeschirr und Platten sind enthalten, wer zusätzlich Stehtische, Gläser oder Warmhalte-Equipment braucht, sollte das bei der Anfrage mit angeben – es wird nicht automatisch mitgeliefert.
Ein Planungshinweis für den Herbst: Rund um das Oktoberfest und im Dezember sind Catering-Termine in München stark nachgefragt. Wer ein Firmenevent in diese Wochen legt, sollte den Vorlauf deutlich großzügiger ansetzen als die 24 Stunden, die außerhalb der Hochsaison genügen.
Das hängt von der Dauer ab: Vor einem Menü oder Buffet 3–5 Stück pro Person, bei einem Stehempfang von 1,5 bis 2 Stunden 8–10 Stück, bei einem Flying Buffet 8–12 Häppchen und bei einem mehrstündigen Abend ohne Sitzessen 12–15 Stück pro Person.
Die Ab-Preise reichen von 14,90 € netto pro Person für einen Office-Lunch über 18–24 € für kleines Fingerfood bis ab 48 € für ein Premium-Buffet ab 80 Gästen. Welcher Wert für Ihre Veranstaltung gilt, entscheiden Format und Dauer – die vollständige Preisübersicht steht auf unserer Seite zu den Catering-Kosten in München.
Bei einem 1,5- bis 2-stündigen Stehempfang rechnen Sie mit 8–10 Fingerfood-Stücken pro Person. Dient das Fingerfood nur als Auftakt vor einem Hauptprogramm, reichen 3–5 Stück pro Person.
Für ein Flying Buffet kalkulieren Sie mit 8–12 Häppchen pro Person – das deckt den Bedarf für einen Abend ohne klassisches Sitzessen ab.
Zieht sich die Veranstaltung über mehrere Stunden und ersetzt das Fingerfood das komplette Abendessen, sind 12–15 Stück pro Person die realistische Grundlage.
Die Preisspannen reichen von ab 14,90 € netto pro Person für einen Office-Lunch bis ab 48 € pro Person für ein Premium-Buffet ab 80 Gästen. Die vollständige Übersicht finden Sie auf unserer Seite zu den Catering-Kosten in München.
Sprechen Sie unsichere Gästezahlen am besten direkt bei der Anfrage an – GYM COOK kalkuliert Business-Catering in München üblicherweise mit einem kleinen Puffer, exakte Absprachen erfolgen im persönlichen Angebot.
Als branchenüblicher Richtwert gelten im Schnitt 1 bis 1,5 Tassen Kaffee pro Person. Bei Ganztagesveranstaltungen planen Sie diese Menge am besten getrennt für den Vor- und den Nachmittag ein, damit zu beiden Kaffeepausen ausreichend zur Verfügung steht.
Rechnen Sie als grobe Orientierung mit mindestens 1,5 bis 2 Liter pro Person – abhängig von Dauer der Veranstaltung und Jahreszeit. An warmen Sommertagen und bei ganztägigen Formaten liegt der Bedarf eher am oberen Ende.
Ja. Wie bei den Speisen empfiehlt sich auch bei Getränken eine Reserve von 10–15 % über den Richtwert hinaus, damit die Versorgung auch bei kurzfristig mehr Gästen oder längerer Dauer gesichert ist.
Ein Canapé ist im engeren Sinn ein kaltes, belegtes Häppchen auf einer festen Basis aus Brot, Blini oder Cracker, essbar in ein bis zwei Bissen. Fingerfood ist der weitere Begriff und umfasst zusätzlich Mini-Bowls im Glas, Bao-Buns, Spieße und Mini-Burger. Für die Mengenkalkulation gelten dieselben Richtwerte pro Person.
Vor einem Menü oder Buffet 3–5 Stück pro Person. Ist der Empfang die alleinige Verpflegung und dauert 1,5 bis 2 Stunden, sind es 8–10 Stück. Zieht sich der Abend über mehrere Stunden ohne Sitzessen, rechnen Sie mit 12–15 Stück pro Person.
Kalkuliert wird pro Person, nicht pro Stück. Aus den Paketpreisen von GYM COOK – 18–24 € netto pro Person für 5–6 Stück und 28–38 € netto für 8–10 Stück – ergibt sich rechnerisch ein Stückpreis von rund 2,80 bis 4,80 € netto. Verbindlich ist immer der Paketpreis pro Person im Angebot.
Bei einem Stehempfang von 1,5 bis 2 Stunden ohne weiteres Essen sind es 400–500 Stück, also 8–10 pro Person. Dient das Fingerfood nur als Auftakt vor einem Menü oder Buffet, reichen 150–250 Stück.
Der Standard-Vorlauf beträgt 24 Stunden, kurzfristigere Termine sind nach Verfügbarkeit möglich. Das Festpreis-Angebot erhalten Sie innerhalb eines Werktags. Die Mindestbestellmenge liegt beim Fingerfood bei 20 Personen.
Ja. Vegane und vegetarische Stücke sind in jeder Bestellung enthalten – zum Beispiel Avocado-Toast-Bites, Bruschetta-Variationen und Caprese-Spieße. Jedes Stück ist mit einer Allergen-Karte gekennzeichnet.